WooCommerce koppelen voor verhuur

Verhuur je via je eigen WooCommerce-webshop? Dan kun je de webshop aan Qontivo koppelen. Qontivo beslist wat er vrij is en wat er gereserveerd staat; WooCommerce blijft doen waar het goed in is: je producten tonen, prijzen en toeslagen berekenen en de betaling afhandelen. Je boekingskalender, add-ons en de berekening van transportkosten blijven zoals ze zijn.

Deze handleiding is voor de eigenaar van de webshop. Voor het stuk dat je websitebouwer doet, is er een eigen pagina: WooCommerce voor de websitebouwer.

Wat je nodig hebt

• De module Verhuur staat aan, en je verhuurobjecten staan in Qontivo.
• Een beheerder in Qontivo, en een beheerder in WordPress.
• Je webshop draait op https.

Waar vind je het

Ga naar Integraties en open WooCommerce onder Webshops. Je ziet de koppeling alleen als de module Verhuur aanstaat en je beheerder bent.

Stap 1: de REST API-sleutels

1. Ga in WordPress naar WooCommerce → Instellingen → Geavanceerd → REST API en kies Sleutel toevoegen.
2. Geef een omschrijving, bijvoorbeeld Qontivo, kies een gebruiker met beheerrechten en zet Rechten op Lezen/Schrijven.
3. Klik op API-sleutel genereren. Kopieer de Consumer key (begint met ck_) en het Consumer secret (begint met cs_).
4. Vul in Qontivo het adres van de webshop in (bijvoorbeeld https://www.uwwebshop.nl) en plak beide sleutels. Klik op Opslaan.

Qontivo bewaart de sleutels versleuteld en toont ze daarna nooit meer volledig; je ziet alleen de laatste vier tekens. Wil je ze vervangen, plak dan nieuwe sleutels; laat je de velden leeg, dan blijven de oude.

Qontivo gebruikt de sleutels alleen om je producten en een recente order te lezen, en om bij een order een notitie en de status te zetten. Aan je producten verandert Qontivo nooit iets.

Stap 2: de webhooks

1. Klik in Qontivo op Adres en geheim maken. Je ziet een webhook-adres en een geheim. Die zie je alleen nu: kopieer ze meteen.
2. Ga in WordPress naar WooCommerce → Instellingen → Geavanceerd → Webhooks en kies Webhook toevoegen.
3. Vul in: naam Qontivo – order aangemaakt, status Actief, onderwerp Order aangemaakt, bij Delivery URL het adres en bij Secret het geheim. API-versie: WP REST API Integration v3. Sla op.
4. Maak een tweede webhook met onderwerp Order bijgewerkt, hetzelfde adres en hetzelfde geheim.

Elke webhook is ondertekend met het geheim; Qontivo weigert alles zonder geldige handtekening. Maak je in Qontivo een nieuw adres, dan werkt het oude meteen niet meer en moet je beide webhooks in WordPress aanpassen.

Stap 3: producten koppelen

1. Klik op Producten koppelen en daarna op Producten ophalen. Qontivo leest je producten uit de webshop.
2. Per product zie je een status:
   • Gekoppeld: het artikelnummer (SKU) is gelijk aan dat van een verhuurobject of een categorie in Qontivo.
   • Voorstel: de naam lijkt op een object of categorie. Controleer het voorstel en klik op Bevestigen.
   • Niet gevonden: kies zelf een object of categorie en klik op Opslaan, of klik op Nieuw verhuurobject om er een object van te maken.
3. Koppel je een product aan een categorie, dan reserveert Qontivo het eerste object uit die categorie dat in de periode vrij is. Handig als je bijvoorbeeld drie dezelfde minigravers hebt.

Producten die je niet verhuurt (zoals transport of een losse toeslag), hoef je niet te koppelen: die regels slaat Qontivo over.

Stap 4: de huurperiode in een order

Omdat je boekingskalender maatwerk is, slaat hij begin en einde ergens in de order op, meestal als metavelden van de orderregel. Vraag je websitebouwer welke velden dat zijn, of kijk het zelf na:

1. Klik op Recente order ophalen. Qontivo toont per orderregel alle metavelden met hun waarde.
2. Vul bij Veld met de begindatum en Veld met de einddatum de juiste namen in, bijvoorbeeld _huur_van en _huur_tot, en sla op.
3. Haal de order nog eens op: onder Wat Qontivo eruit leest zie je nu per regel de periode. Klopt die, dan is het goed.

Datums mogen als 2026-11-07, 07-11-2026 of met een tijd (2026-11-07 08:00). Zonder tijd rekent Qontivo van 08:00 tot 17:00.

Stap 5: de orderstatussen

• Als het gereserveerd is: de status die een order krijgt als alles vrij was. Kies Niet wijzigen als je webshop de status zelf bepaalt (bijvoorbeeld na een online betaling).
• Als het niet vrij is: de status als Qontivo niet kon reserveren. Standaard In de wacht, zodat de order niet vanzelf verder gaat.

Wat er met een order gebeurt

Komt er een order binnen, dan kijkt Qontivo per orderregel wat er gehuurd wordt en wanneer, en of dat vrij is.

Alles is vrij

• De klant wordt gevonden of aangemaakt, met dezelfde regels als bij een formulier: zelfde e-mailadres (of zonder e-mailadres hetzelfde telefoonnummer) is dezelfde relatie, en die wordt alleen aangevuld, nooit overschreven. Een nieuwe relatie krijgt als herkomst Webshop.
• Er komt een reservering met status Bevestigd. Die blokkeert de beschikbaarheid meteen, ook voor je kalender.
• Op de order in WooCommerce komt een notitie met het reserveringsnummer, en de status die je bij stap 5 koos.
• Is de order nog niet betaald, dan staat dat in de notitie van de reservering. Wordt hij later betaald, dan schrijft Qontivo dat erbij.

Iets is niet vrij, of niet te bepalen

• Er komt geen reservering, maar een aanvraag met de reden (bijvoorbeeld "Minigraver is niet vrij van 7 nov. tot 8 nov."), zodat je zelf kunt bellen of een alternatief kunt bieden.
• Op de order komt een notitie met de reden, en de status In de wacht (of wat je koos).

Geannuleerd, terugbetaald of mislukt in WooCommerce

• De reservering wordt geannuleerd, en het object is weer vrij.

Elke order wordt maar één keer verwerkt, ook als WooCommerce een webhook twee keer stuurt. Komen er twee orders tegelijk binnen voor hetzelfde object, dan krijgt er maar één de reservering; de andere wordt een aanvraag.

Het logboek

Onder Laatste orders in het paneel zie je de laatste tien orders met wat ermee gebeurd is: gereserveerd, aanvraag, suggestie of geannuleerd, met een link naar de reservering, de aanvraag of de relatie. Lukte het niet om de webshop bij te werken (bijvoorbeeld omdat de sleutels verlopen zijn), dan staat dat er ook.

Goed om te weten

• De koppeling verwijderen stopt het webhook-adres en de sleutel voor de beschikbaarheid meteen. Reserveringen en aanvragen uit de webshop blijven staan.
• Het aanmaken en verwijderen van de koppeling staat in het beveiligingslogboek.
• Wil je in je kalender alleen vrije data tonen? Dat regelt je websitebouwer met de beschikbaarheids-API; zie WooCommerce voor de websitebouwer.