Privacyverklaring
Versie: concept van 6 oktober 2026.
Wie wij zijn
Qontivo is een dienst van [naam van de onderneming], [adres], ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer [KvK-nummer]. Vragen over privacy stelt u aan joost@decontentkapitein.nl.
Twee rollen
Als verwerker. Onze klanten bewaren in Qontivo gegevens over hun eigen relaties: klanten, contactpersonen, gesprekken, mail, afspraken, werkbonnen en offertes. Voor die gegevens is de klant verantwoordelijk, en verwerken wij ze alleen in opdracht van de klant, volgens de verwerkersovereenkomst. Staan uw gegevens in de Qontivo-omgeving van een bedrijf dat Qontivo gebruikt, dan is dat bedrijf uw aanspreekpunt; wij helpen het om uw verzoek uit te voeren.
Als verwerkingsverantwoordelijke. Voor de gegevens die wij zelf nodig hebben om Qontivo te leveren: het account van onze klant, de gebruikers van een omgeving, het beveiligingslogboek, en wie ons mailt of deze website bezoekt.
Welke gegevens wij zelf verwerken, en waarom
| Gegevens | Doel | Grondslag | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|
| Naam, e-mailadres, bedrijfsnaam en adres van de omgeving van wie een account aanmaakt | Het account en de omgeving leveren, contact over de dienst | Uitvoering van de overeenkomst | Zolang de overeenkomst loopt, daarna 30 dagen voor een export |
| Naam, e-mailadres, rol en wachtwoord (alleen als hash) van gebruikers | Inloggen en bepalen wat iemand mag | Uitvoering van de overeenkomst | Zolang de gebruiker bestaat |
| Inloggen, mislukte pogingen, wijzigingen in rollen en instellingen, met tijdstip en IP-adres | Beveiliging en het onderzoeken van misbruik | Gerechtvaardigd belang | Standaard 365 dagen |
| Facturen en betaalgegevens | Administratie | Wettelijke plicht | 7 jaar |
| Wat u ons mailt | Uw vraag beantwoorden | Gerechtvaardigd belang | Zo lang als nodig voor de vraag, hoogstens 2 jaar |
Cookies
Qontivo gebruikt alleen cookies die nodig zijn om te werken: een sessiecookie om ingelogd te blijven, een cookie tegen het namaken van formulieren (CSRF), en een cookie die onthoudt of de zijbalk open of dicht staat. Geen cookies voor statistieken of advertenties, en geen trackers van anderen.
Koppelingen met Google en Microsoft
Een gebruiker kan zijn eigen mail en agenda koppelen. Dat gebeurt alleen als hij dat zelf doet, en voor elk doel apart: wie alleen zijn agenda koppelt, geeft geen toegang tot zijn mail.
- Agenda: Qontivo maakt een eigen agenda "Qontivo" met de afspraken uit Qontivo, en leest de eigen afspraken van de gebruiker om ze als bezet te tonen. Van eigen afspraken bewaart Qontivo alleen het tijdstip en de titel; collega's zien alleen "Bezet".
- Mail: Qontivo leest de mail van de afgelopen 90 dagen en daarna nieuwe mail. Alleen lezen: Qontivo verstuurt, verplaatst, markeert of verwijdert niets. Van mail met een bekende relatie bewaart Qontivo de tekst; van andere mail alleen afzender, ontvangers, onderwerp en datum, om een suggestie te kunnen doen. Die kopgegevens worden na 90 dagen gewist als er niets mee gebeurt.
- Tokens van Google en Microsoft staan versleuteld opgeslagen en gaan nergens anders heen dan naar Google of Microsoft. De gebruiker kan de koppeling in Qontivo ontkoppelen, en de toegang ook bij Google of Microsoft zelf intrekken.
Google API Services User Data Policy. Qontivo's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.
In het Nederlands: wat Qontivo via de API's van Google ontvangt, gebruikt Qontivo alleen om de functies te leveren die de gebruiker in Qontivo ziet. Wij verkopen het niet, gebruiken het niet voor advertenties, laten mensen het niet lezen behalve met toestemming van de gebruiker, voor beveiliging of als de wet dat eist, en gebruiken het niet om algemene AI-modellen te trainen.
De assistent
Zet een beheerder de assistent "Vraag Qontivo" aan, dan gaan de vraag en de gegevens die de assistent daarvoor opzoekt naar Anthropic in de Verenigde Staten, om een antwoord te maken. Anthropic gebruikt die gegevens volgens zijn voorwaarden voor zakelijke klanten niet om modellen te trainen. Gesprekken met de assistent worden na 30 dagen gewist. Staat de assistent uit, dan gaat er niets naar Anthropic.
Met wie wij gegevens delen
Alleen met de partijen die ons helpen Qontivo te leveren, met een verwerkersovereenkomst: zie de lijst met subverwerkers. Wij verkopen geen gegevens en geven ze niet aan anderen, tenzij de wet ons daartoe verplicht.
Buiten de Europese Economische Ruimte
De gegevens van onze klanten staan op een server in Nederland. Sommige subverwerkers zitten in de Verenigde Staten (Anthropic, en Cloudflare voor het doorgeven van verkeer). Daarvoor gelden de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of het EU-VS Data Privacy Framework.
Beveiliging
Hoe wij gegevens beschermen, staat op de pagina Beveiliging.
Uw rechten
U kunt ons vragen om inzage in uw gegevens, om ze te corrigeren of te verwijderen, om de verwerking te beperken, om ze in een bestand te krijgen, of bezwaar maken. Mail daarvoor naar joost@decontentkapitein.nl; wij antwoorden binnen een maand. Gaat het om gegevens in de Qontivo-omgeving van een van onze klanten, richt u dan tot dat bedrijf. Hoe verwijderen werkt, staat op Gegevens verwijderen.
Bent u het niet eens met hoe wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wijzigingen
Wijzigt deze verklaring, dan zetten wij de nieuwe versie hier, met de datum. Gaat het om iets wezenlijks, dan laten wij het onze klanten vooraf weten.