Overstappen van een ander systeem

Overstappen doe je bij Instellingen, onder Gegevens: Importeren, in drie lagen. Elke import begint met een voorbeeld: per regel zie je wat er gebeurt, zonder dat er iets wordt opgeslagen. Pas daarna importeer je echt, en zolang er niets op gebouwd is, maak je een import ongedaan.

1. Basisgegevens

Relaties en contactpersonen, artikelen en voorraadstanden (en verhuurobjecten). Zie de pagina's per soort.

2. Lopend werk

Wat nog loopt, komt binnen als echte records. Offertes, werkbonnen, calculaties en facturen houden hun oude nummer als nummer, zodat je klant en jij hetzelfde nummer blijven gebruiken. De eigen nummering van Qontivo schuift er niet door op en er gaan geen nummers van verloren. Passen de oude nummers in je nummering, dan biedt het verslag Nummering voortzetten aan: het volgende nummer komt dan na het hoogste geïmporteerde nummer. Een schuine streep in een oud nummer wordt een streepje (2025/077 wordt 2025-077).

• Open offertes: een regel per offerteregel; regels met hetzelfde offertenummer worden één offerte. Ze nemen de status uit het oude systeem over: met Status "concept" blijven ze een concept; verzonden (of zonder status) staan ze op Verzonden, zodat de klant nog akkoord kan geven. Met Verzonden op staat de dag dat ze in het oude systeem verstuurd zijn in de geschiedenis.
• Geplande werkbonnen: met een datum en een monteur meteen ingepland.
• Reserveringen: met de status "bevestigd" komen ze binnen als bevestigde reservering, anders als offerte.
• Openstaande facturen: met hun eigen nummer, het bedrag (exclusief of inclusief btw) en wat al betaald is. Ze krijgen betalingen, herinneringen en een betaallink zoals elke factuur, maar tellen niet mee in de nummering van Qontivo.
• Actieve abonnementen: op een abonnementsvorm die je eerst aanmaakt (op naam), met de prijs, korting en startdatum die ze hadden en de datum van de volgende factuur. Tot die datum wordt er niets gefactureerd, zodat niets dubbel komt. Zonder die datum telt Qontivo de eerstvolgende periode na vandaag vanaf de startdatum.

Lopend werk laat in zijn geschiedenis zien waar het vandaan kwam: "Geïmporteerd uit offertes.csv". Je zoekt op het oude nummer zoals op elk nummer, in de lijsten en via de assistent.

Bestaat een nummer al bij die soort, bijvoorbeeld als je hetzelfde bestand nog eens importeert, dan wordt die regel niet geïmporteerd. Het importverslag zegt dan "Offerte 2025-077 bestaat al in Qontivo".

3. Historie

Wat afgesloten is, komt binnen als echte records met hun regels, zodat je een oude werkbon opent en ziet wat er gedaan is, en zodat je later kunt leren van eerdere calculaties en offertes:

• Afgesloten offertes: geaccepteerd, afgewezen of verlopen, met hun regels.
• Oude facturen: met hun regels, betaald of niet betaald. Wat nog openstaat, importeer je als lopend werk (Openstaande facturen).
• Afgeronde werkbonnen: met de datum, de monteur (op naam of e-mailadres), het werkadres, het uitgevoerde werk en de regels (materiaal, uren, kosten). Een werkbon komt bij de machine via het serienummer, of anders via het artikelnummer van de machine bij die klant. Zo staat hij in de onderhoudshistorie van het object.
• Calculaties: met secties en regels (kostprijs en verkoopprijs zoals ze waren), als je oude systeem die kan exporteren.

Een regel in het bestand is een regel van het document; regels met hetzelfde nummer worden één document. Elk document houdt zijn oude nummer, heeft in de kop Geïmporteerd, en in de lijsten Offertes, Facturen, Werkbonnen en Calculaties het label Geïmporteerd en het filter Herkomst.

Vaste regels voor historie:

• Alleen-lezen. Met Kopiëren naar nieuwe offerte, calculatie of werkbon begin je er iets nieuws mee.
• Facturen houden hun eigen oude nummer, buiten de nummering van Qontivo. Ze gaan niet naar de export voor de boekhouding, niet naar Mollie, krijgen geen herinneringen en geen betaallink, en tellen niet mee in wat er nog binnen moet komen.
• Geen voorraad: er gaat niets af of bij. De uren van een oude werkbon zijn alleen regels op die werkbon: ze staan niet in de urenregistratie, niet in de goedkeuring per week en gaan niet naar het salarispakket.
• In overzichten tellen ze apart: niet in wat er openstaat, en niet in de nacalculatie van projecten.

4. Archief

Heeft je oude systeem van een stuk alleen het nummer, de datum en het bedrag (geen regels), importeer het dan als Archief zonder regels. Het staat op de pagina van de klant onder Archief. Bestaande archiefstukken blijven zoals ze zijn.

De originele pdf's

Upload de pdf's van het oude systeem in één keer onder Originele pdf's. Elke pdf komt bij het document met het oude nummer in de bestandsnaam, zoals factuur-2024-0088.pdf: eerst bij de geïmporteerde historie (de echte offerte, factuur, werkbon of calculatie), anders bij het archiefstuk.

De assistent koppelt de kolommen

Heeft je oude systeem eigen kolomnamen die Qontivo niet herkent? Klik bij het koppelen op Laat de assistent de kolommen koppelen. Alleen de kolomkoppen en drie regels gaan naar het taalmodel; je kijkt het voorstel zelf na voordat je het voorbeeld maakt. Dit telt als één vraag aan de assistent, en kan alleen als de assistent aanstaat.