Een factuur

Op de pagina van een factuur zie je voor wie hij is, de regels met de btw per tarief, de betalingen en de geschiedenis.

Waar vind je het

Klik in Facturen op een factuur, of op een factuur in het blok Keten van een order, werkbon of offerte.

Zo werkt het

1. Concept: met Bewerken wijzig je de klant, het factuuradres, de datums, de betaaltermijn, de referentie en de opmerkingen; met Regel voeg je regels toe. Onder Meer verwijder je het concept. Een concept heeft nog geen nummer.
2. Definitief maken: de factuur krijgt het volgende nummer (FA-2026-0001 en verder, per jaar opnieuw), de factuurdatum (vandaag, of later als je dat invulde) en de vervaldatum. Qontivo legt vast wat er op de factuur staat, ook je bedrijfsgegevens en die van de klant. Daarna verandert er niets meer aan de factuur en kun je hem niet verwijderen.
3. Versturen (onder Meer): met je eigen mailroute, met de pdf als bijlage en het mailsjabloon Factuur (Instellingen, Sjablonen, onder Factuur).
4. Betaling boeken: vul het Bedrag, Hoe en de Datum in. Is er een deel betaald, dan staat de factuur op Deels betaald; is alles binnen, dan op Betaald. Een terugbetaling boek je met een min ervoor.
5. Crediteren (onder Omzetten naar…, Creditfactuur): er komt een concept-creditfactuur met dezelfde regels onder nul. Zie hieronder.

Crediteren, helemaal of een deel

1. Kies Omzetten naar… en Creditfactuur. Vul eventueel een Reden in (die staat op de creditfactuur) en klik op Crediteren. Je komt op een concept-creditfactuur met alle regels van de factuur, onder nul.
2. Laat je alles staan, dan crediteer je de hele factuur. Voor een deel pas je aantallen en bedragen aan (met een min ervoor, zoals -1) of haal je regels weg. Een eigen regel mag ook, bijvoorbeeld een korting achteraf, met een omschrijving.
3. Per regel kun je nooit meer crediteren dan er op de factuur stond, ook niet opgeteld over meer creditfacturen. En alle creditfacturen samen zijn nooit meer dan de factuur.
4. Klik op Definitief maken. Pas dan telt de creditering: wat nog niet betaald was, wordt verrekend; wat al betaald was, staat op de creditfactuur als terug te betalen. Een concept-creditfactuur kun je ook weggooien.
5. Is alles gecrediteerd, dan staat de factuur op Gecrediteerd. Bij een deel houdt de factuur zijn status met wat er nog open staat, met het label Deels gecrediteerd; met Omzetten naar…, Creditfactuur (nog een deel) crediteer je later meer.

Vink je bij Crediteren aan dat je meteen een nieuwe conceptfactuur wilt om te corrigeren, dan komt die er bij het definitief maken, maar alleen als de hele factuur gecrediteerd is.

Wat "gecrediteerd" verder betekent:

• een werkbon kun je pas opnieuw factureren als zijn factuur helemaal gecrediteerd is;
• meer- en minderwerk van een project komt pas weer vrij als de regel ervan helemaal gecrediteerd is;
• de manier waarop een project gefactureerd wordt, ligt vast zolang er een factuur is die niet helemaal gecrediteerd is.

De status van een creditfactuur

• Terug te betalen (oranje): er moet nog geld terug naar de klant. Het bedrag staat in dezelfde kleur bij Terug te betalen.
• Terugbetaald: je hebt de terugbetaling geboekt (een betaling met een min ervoor).
• Verrekend: de klant had nog niets betaald; de creditfactuur is verrekend met de factuur die hij ongedaan maakt.

Een creditfactuur heeft geen vervaldatum: de klant hoeft niets te betalen.

Arbeid van een werkbon

Op de factuur van een werkbon staan de uren van de monteurs als één regel Arbeid per uurtarief (aantal uren × tarief), zonder namen. Wil je de namen wel op de factuur, zet dan bij Instellingen, Facturering Namen van monteurs op de factuur aan. Op de werkbon en de pdf van de werkbon staan de namen altijd.

Goed om te weten

• De nummering loopt door zonder gaten: een nummer wordt pas gebruikt als een factuur echt definitief wordt.
• De pdf noemt je KvK-nummer, btw-nummer en IBAN (uit Bedrijfsgegevens), het btw-nummer van de klant als dat bekend is, de leverdatum als die anders is dan de factuurdatum, en de btw per tarief.
• Heeft een Beheerder de boeken vergrendeld tot een datum (Instellingen, Facturering, Vergrendeld tot en met), dan kun je in die periode geen factuur of creditfactuur meer dateren en geen betaling meer boeken.
• Een definitieve factuur blijft bewaard, ook als de klant later uit Qontivo gewist wordt: de belastingregels vragen dat je facturen zeven jaar bewaart.