Artikelen

Artikelen is de catalogus van je bedrijf: alles wat je verkoopt, gebruikt of in rekening brengt. Een artikel is een product (een onderdeel, een stuk gereedschap, een doos schroeven) of een dienst (arbeid, voorrijkosten, een onderhoudsbeurt). Offertes, orders en werkbonnen kiezen uit dezelfde lijst, zodat naam, eenheid, prijs en btw overal hetzelfde zijn. Staat iets er niet in, dan typ je het op een regel gewoon vrij.

Waar vind je het

In de zijbalk onder het eigen kopje Artikelen, met daaronder Artikelen en Categorieën (met per categorie de eigenschappen). Het kopje staat er zodra je ERP, Voorraad, Inkoop of Werkbonnen gebruikt. Staat Voorraad aan, dan staat achter Artikelen het aantal producten dat onder de minimale voorraad zit.

De catalogus (wat een artikel ís) staat onder Artikelen; wat je ermee dóét blijft bij de module: voorraadstanden en mutaties onder Voorraad, bestellen en prijslijsten onder Inkoop, de webshop bij Integraties. Op de pagina van een artikel zie je het allemaal in tabbladen. Zie Een artikel.

Zo werkt het

Zoeken en filteren

1. Typ in het zoekveld een naam, een artikelnummer of een barcode.
2. Kies bij Soort Product of Dienst. Standaard staat er Alle soorten.
3. Kies eventueel een Categorie.
4. Staat Voorraad aan, dan kies je bij het voorraadfilter Met voorraad (alleen producten waarvan je de voorraad bijhoudt) of Onder minimum.
5. Met Filters wissen zie je weer de hele lijst.
6. Met Gearchiveerde tonen zie je ook de gearchiveerde artikelen. Met Gearchiveerde verbergen zet je dat terug.

Per artikel zie je de Naam, met het artikelnummer en de barcode eronder, de Soort, de Categorie, de Inkoopprijs en de Verkoopprijs per eenheid. Staat Voorraad aan, dan zie je ook de Voorraad over alle locaties en het Minimum; anders de Btw.

Een artikel toevoegen

1. Klik rechtsboven op Artikel toevoegen. Er opent een paneel.
2. Vul de Naam in, bijvoorbeeld "Filter type A" of "Onderhoudsbeurt".
3. Kies de Soort: Product of Dienst. Kies eventueel een Categorie.
4. Vul eventueel een Artikelnummer en een Barcode in. De barcode kan de EAN-code van de verpakking zijn, of een eigen code.
5. Vul de Eenheid in, zoals stuk, meter, zak of uur, en controleer de Btw (%).
6. Vul de Inkoopprijs per eenheid en de Verkoopprijs per eenheid in, beide exclusief btw. Leeg mag ook; dan komt een regel zonder prijs op de offerte of werkbon.
7. Vink In webshop aan als het artikel in je productfeeds mag staan die alleen webshopartikelen tonen.
8. Staat Voorraad aan en is het een product, vink dan eventueel Voorraad bijhouden aan en vul een Minimale voorraad in. Zie Voorraad per artikel.
9. Klik op Toevoegen.

De verkoopprijs is de prijs die op een nieuwe regel komt. Op de offerte, order of werkbon pas je hem per regel nog aan.

Wijzigen en archiveren

Achter elk artikel staat een menu met drie puntjes:

• Bekijken opent de pagina van het artikel, met tabbladen voor de gegevens, prijzen, voorraad, versies en codes, leveranciers en webshop.
• Snel bewerken opent het artikel in een paneel. Pas aan wat nodig is en klik op Opslaan.
• Archiveren haalt het artikel uit de keuzelijsten. Gebruik je iets niet meer, bijvoorbeeld omdat de leverancier ermee is gestopt, dan archiveer je het.
• Terugzetten uit archief zet een gearchiveerd artikel terug. Dit zie je alleen als je de gearchiveerde artikelen toont.

Vink regels aan om ze allemaal tegelijk te Exporteren naar Excel, te Archiveren of Terug te zetten uit archief.

Categorieën

Met Categorieën rechtsboven beheer je de categorieën in een paneel, bijvoorbeeld "Onderdelen", "Gereedschap" en "Diensten".

1. Klik op Categorieën.
2. Typ bij Nieuwe categorie een naam en klik op Toevoegen.
3. Wil je een naam wijzigen, typ dan de nieuwe naam en klik op Opslaan.

Op de pagina Categorieën in de zijbalk open je een categorie. Daar kies je onder welke categorie hij valt en geef je hem eigenschappen met Eigenschap toevoegen.

Meer knoppen

Rechtsboven staan ook:

• Mogelijke dubbelingen: artikelen die misschien hetzelfde zijn, om samen te voegen. Zie Een artikel.
• Etiketten en Mutatie boeken, als Voorraad aan staat. Zie Etiketten en Mutaties.

Goed om te weten

• Er is één catalogus. Wat je hier wijzigt, zie je terug op nieuwe offerte-, order- en werkbonregels. Regels die al bestaan, houden hun eigen naam en prijs.
• Een dienst heeft geen voorraad. Alleen een product kun je op voorraad houden, en alleen als de module Voorraad aan staat. Zet je Voorraad uit, dan blijven de artikelen gewoon staan, zonder voorraadvelden.
• Een gearchiveerd artikel blijft op oude offertes, orders en werkbonnen staan, maar kies je niet meer op een nieuwe regel.
• Een artikelnummer en een barcode zijn uniek. Een barcode kan ook niet al bij een voorraadlocatie horen.
• Op een materiaalregel van een werkbon kies je alleen uit de producten; op een offerte- of orderregel uit producten én diensten.
• Importeren kan ook, uit Excel. Zie Artikelen importeren.
• Staat er nog niets in de lijst, dan zie je de knop Eerste artikel toevoegen.