Een artikel: versies, codes en dubbelingen

Elk artikel, product of dienst, heeft één pagina met alles erover in tabbladen.

Waar vind je het

Open in de zijbalk Artikelen en klik op een artikel, of kies Bekijken in het menu achter de regel.

Zo werkt het

De tabbladen

Een tabblad van een module die uit staat, of dat niet past (geen voorraad bij een dienst), zie je niet.

• Algemeen: artikelnummer, barcode, categorie, eenheid, en met Voorraad de code op het etiket en de minimale voorraad.
• Prijzen: inkoopprijs, verkoopprijs, btw en de marge.
• Voorraad (met de module Voorraad, niet bij een dienst): de voorraad per locatie en de mutaties. Rechtsboven staat Mutatie boeken; onder Meer het Etiket.
• Versies en codes: opvolgers, de verkoop over de keten, extra codes en samenvoegen. Zie hieronder.
• Leveranciers (met de module Inkoop): wie het levert en hoe het wordt bijbesteld.
• Webshop: of het artikel in de webshop staat.

Het adres onthoudt het tabblad (bijvoorbeeld ?tab=voorraad), zodat je een link naar precies dat tabblad kunt delen.

Versies: vervangen door een opvolger

Komt er een nieuwe versie van een artikel (1.0 → 2.0 → 3.0), kies dan bij het oude artikel Vervangen door de nieuwe versie.

• Het oude artikel is dan Uitlopend: wat er nog ligt wordt gewoon verkocht en gebruikt, maar het wordt niet meer bijbesteld, ook niet door het automatische bestelvoorstel of in Te bestellen.
• Is de voorraad op, dan gaat het vanzelf naar het archief. Dat zet je aan of uit bij Instellingen, Voorraad, met Een uitlopend artikel archiveren zodra de voorraad op is.
• Wil je een oude versie bewust houden, bijvoorbeeld als serviceonderdeel, vink dan Toch actief houden aan. Dan wordt het nog bijbesteld en blijft het actief.
• Kies je ergens het oude artikel (op een werkbon, offerte, order of factuur), dan zie je de opvolger staan, met een klik om die te nemen. In de zoeklijst staat de opvolger direct onder het oude artikel.

Met Overzetten naar de opvolger zet je in één keer over wat nog naar het oude artikel verwijst: bouwstenen, sjablonen van werkbonnen en calculaties, vaste onderdelen van onderhoud en wat abonnementen inbegrepen hebben.

Bij Verkoop zie je per versie en over de hele keten hoeveel er verkocht is, de laatste twaalf maanden en in totaal.

Archiveren

Een gearchiveerd artikel verdwijnt uit de voorraadlijsten en uit het zoeken, maar blijft zichtbaar op bestaande werkbonnen, offertes, orders en facturen.

Codes

Een artikel kan meer artikelnummers, EAN's en codes van leveranciers hebben. Zoeken vindt het artikel op elk ervan, overal waar je een artikel zoekt: bij Artikelen, bij + Materiaal op een werkbon, in de regels van een offerte, order, factuur of calculatie, bij voorraad en inkoop, op de scanpagina en via de assistent.

Je zoekt vanaf 2 tekens, ook op een stuk midden in een code. Wat precies de code is die je typte of scande, staat bovenaan; daarna codes die ermee beginnen, dan codes waar hij in staat, en dan namen. Een gescande streepjescode staat dus altijd meteen bovenaan.

Dubbele artikelen samenvoegen

Bij Mogelijke dubbelingen (bovenaan Artikelen) zie je artikelen die misschien hetzelfde zijn: dezelfde naam, een naam die een letter of twee verschilt, dezelfde EAN of dezelfde code bij dezelfde leverancier.

Is het echt hetzelfde artikel, open dan het artikel dat blijft en kies bij Samenvoegen het dubbele artikel:

• de voorraad wordt opgeteld, per locatie, als correctie in de geschiedenis;
• de artikelnummers, EAN's en leverancierscodes van het dubbele artikel blijven bewaard als extra codes;
• het dubbele artikel gaat naar het archief en verwijst naar het artikel dat blijft;
• bestaande documenten blijven zoals ze zijn.