Onderhoudsplanning

Met de onderhoudsplanning plan je het periodieke onderhoud van één soort object in één keer, bijvoorbeeld alles wat in het najaar een beurt nodig heeft. Qontivo rekent het voorstel uit met vaste regels (geen AI), zodat dezelfde keuzes hetzelfde voorstel geven. Werkbonnen komen er pas als jij het voorstel goedkeurt.

Waar vind je het

In de zijbalk onder Objecten, bij Onderhoudsplanning. Je ziet hem als ook de module Werkbonnen aan staat, want de ronde maakt werkbonnen.

Zo werkt het

1. Kies eerst de Soort object. Elke soort is een eigen ronde: de vaste monteurs en de werkwijze van de soort staan dan al ingevuld. Die stel je in bij Objectsoorten.
2. Vul in tot en met welke datum het onderhoud valt (Onderhoud dat valt tot en met), de Eerste dag, en de Minuten per bezoek als het model of sjabloon geen duur heeft.
3. Kies de Werkwijze: Op locatie, of Ophalen en terugbrengen. Bij ophalen kies je ook de Ronde: Ophalen voor onderhoud, of Terugbrengen wat in opslag staat.
4. Kies wie er gaat: een Hoofdmonteur en eventueel Meewerkers. Ze worden samen ingepland.
5. Vul eventueel Objecten per dag (in de bus) in, en bij ophalen de Opgehaalde machines per dag in de werkplaats. Leeg betekent geen grens.
6. Vink Link om te verzetten in de afspraakbevestiging aan als de klant een ander moment mag kiezen.
7. Klik op Voorstel maken. Je ziet een kalender per monteur, een kaart met de routes, en wat is overgeslagen en waarom.
8. Sleep een bezoek naar een andere dag of monteur, of gebruik Verplaatsen onder het bezoek. De rijtijden van die dagen worden opnieuw berekend.
9. Klopt het, klik dan op Werkbonnen aanmaken. Elke werkbon wordt ingepland zoals in het voorstel, met het object en de onderhoudsbeurt van zijn model. Bij een ronde Terugbrengen krijgt elk object een eigen werkbon "Terugbrengen". Wil je het voorstel niet, klik dan op Voorstel weggooien.

Een voorstel dat je nog niet hebt verwerkt, staat bij Openstaande voorstellen.

Waar het voorstel rekening mee houdt

• Het rooster van elke monteur (werkdagen en tijden), verlof en vrije dagen, en de feestdagen die meetellen.
• Wat er al in de agenda staat.
• Hoeveel objecten per dag in de bus passen, en hoeveel opgehaalde machines de werkplaats per dag aankan.
• Rijtijden tussen de adressen, vanaf het bedrijf (of het startadres van de monteur) en terug. Per dag begint de route bij het bezoek dat het verst weg is, en gaat dan steeds naar het dichtstbijzijnde volgende.
• Zonder routeplanner rekent het voorstel met een schatting op afstand hemelsbreed, en zegt dat. Zie Routeplanner.

Ophalen, opslag en terugbrengen

Voor een soort met de werkwijze ophalen en terugbrengen gaat het zo: de onderhoudsafspraak, een werkbon uit de ronde Ophalen voor onderhoud, en zodra die werkbon gestart of afgerond is, staat het object In opslag (op de pagina van het object, met de datum). Terugbrengen plan je later als eigen ronde: kies Terugbrengen wat in opslag staat. Het voorstel bevat de objecten van die soort die in opslag staan. Is de werkbon Terugbrengen afgerond, dan staat het object weer bij de klant. Op de pagina van een object zet je het ook met de hand In opslag of Terug bij de klant.

Goed om te weten

• Overgeslagen: een afspraak komt niet in het voorstel als er al een werkbon openstaat, als er geen volgende keer is ingevuld, of als er geen adres is. Het voorstel noemt ze met een link naar het object of de werkbon. Komt er tussen het voorstel en Werkbonnen aanmaken alsnog een werkbon bij een afspraak, dan slaat de ronde die afspraak over.
• De assistent: vraag hem het voorstel aan te passen, bijvoorbeeld "Henk werkt woensdag niet". Hij gebruikt dezelfde regels als het scherm en vraagt eerst om bevestiging. Naar het taalmodel gaan alleen postcode, plaats, duur en monteurs, geen namen of telefoonnummers van klanten.
• Vanzelf klaarzetten: wil je niet op de ronde wachten, vul dan bij Instellingen → Werkbonnen het veld Onderhoud vanzelf klaarzetten (dagen vooruit) in, bijvoorbeeld 14. Elke ochtend zet Qontivo dan voor elke onderhoudsafspraak die binnen die dagen aan de beurt is een conceptwerkbon klaar. Staat er al een open werkbon, dan komt er geen tweede. De Beheerders krijgen een melding met het aantal. Inplannen doe je zelf.