Sjablonen en standaarden

Komt hetzelfde werk vaak terug, zoals een jaarlijkse onderhoudsbeurt? Maak er dan een sjabloon van. Bij een nieuwe werkbon kies je het sjabloon, en alles staat al klaar: de soort, wat er moet gebeuren, hoe lang het duurt, wie er gaat, de vaste regels en een checklist voor de monteur.

Sjablonen beheert een beheerder. Een medewerker kan ze wel kiezen bij een nieuwe werkbon.

Waar vind je het

Bij Instellingen, onder Modules, bij Werkbonnen. Ben je in de module Werkbonnen, dan brengt het tandwiel rechtsboven een Beheerder er ook.

Zo werkt het

Tarief en standaarden

Bovenaan staat het blok Tarief en standaarden:

• Uurtarief voor uren op een werkbon: de dienst uit Artikelen waarvan de prijs geldt voor geboekte uren. Zie Uren, materiaal en kosten.
• Verwachte duur: hoe lang een werkbon in de agenda staat als er geen sjabloon is gekozen en niemand een duur invult (standaard 1 uur).
• Per situatie de soort werk die een werkbon krijgt als niemand het kiest, en of de soort verplicht is. Zie Soorten werk.
• Onderhoud vanzelf klaarzetten (dagen vooruit): zie Onderhoudsplanning.
• Handtekening van de klant bij afronden: Uit, Optioneel of Verplicht. Zie De werkbon als pdf.

Kies wat je wilt en klik op Opslaan.

Een sjabloon maken

1. Klik op Nieuw sjabloon.
2. Vul de Naam van het sjabloon in, bijvoorbeeld "Jaarlijks onderhoud", en kies de Soort.
3. Vul in Wat moet er gebeuren. Dat komt op elke werkbon die je met dit sjabloon maakt.
4. Kies de Verwachte duur. Zo lang staat de werkbon straks in de agenda.
5. Wil je de klant een tijdvenster geven in plaats van een precies tijdstip? Vul dan het Tijdvenster voor de klant in, of klik op Ochtend of Middag.
6. Kies bij Wie gaat een hoofdmonteur en eventueel meewerkers.
7. Voeg bij Standaardregels de vaste regels toe met Uren, Materiaal of Kosten. Materiaal kies je uit je artikelen; naam, eenheid en prijs vult Qontivo dan zelf in.
8. Zet bij Checklist voor de monteur de punten die de monteur moet afvinken, één per regel. Vink De checklist op de pdf voor de klant zetten aan als de klant de checklist ook moet zien. Vink Onderhoud onder abonnement aan voor onderhoud dat onder een abonnement van de klant valt: de onderhoudsbeurt staat dan op € 0.
9. Een Interne notitie is alleen voor collega's.
10. Klik op Sjabloon maken.

Een sjabloon gebruiken

Klik bij Werkbonnen op Werkbon maken. Je kiest eerst een sjabloon, of Leeg. Het formulier is daarna ingevuld met wat het sjabloon heeft. Alles kun je nog aanpassen voordat je op Werkbon maken klikt. De regels, de checklist en de interne notitie komen op de werkbon zodra je hem maakt.

Ook met de knop Nieuwe werkbon op je telefoon en via Vraag Qontivo kun je een sjabloon kiezen.

Goed om te weten

• Pas je een sjabloon later aan, dan veranderen werkbonnen die er al van gemaakt zijn niet.
• Uren uit een sjabloon staan op de werkbon zonder monteur en datum. Ze tellen pas mee in de urenstaat als de monteur ze invult, met Bewerken bij de regel.
• Alle tijden en duren gaan in stappen van 5 minuten.
• Een sjabloon verwijderen kan altijd. Werkbonnen die ervan gemaakt zijn, houden wat ze kregen.