Machines en objecten

Bij een klant leg je vast wat hij heeft staan: een machine, een installatie, een apparaat. Zo zie je bij een storing of onderhoud meteen om welk object het gaat en wat er eerder aan gedaan is.

Waar vind je het

• Op de pagina van een klant, in het blok Machines en objecten.
• In de zijbalk onder Objecten: alle objecten, de modellen, de onderhoudsplanning en, voor een Beheerder, de objectsoorten.

Objecten is een eigen module: een Beheerder zet hem aan bij Modules en kiest per gebruiker of die hem mag gebruiken. De onderhoudsplanning maakt werkbonnen en vraagt dus ook Werkbonnen.

Zo werkt het

1. Open de klant en klik in het blok Machines en objecten op Object.
2. Vul een Naam in, zoals "Pomp kelder". Kies eventueel het Model en de Soort, of het Artikel uit Artikelen: laat je type en artikelnummer leeg, dan vult Qontivo ze in.
3. Vul aan wat je weet: Merk, Typenummer, Serienummer, Installatie- of aankoopdatum, Garantie tot, het Adres van de klant, de Plek op dat adres, en notities.
4. Op de pagina van het object voeg je met Bestand foto's en bijlagen toe, zoals het typeplaatje of de handleiding.
5. Op een werkbon kies je in het blok Objecten waar de werkbon over gaat. Het object staat dan op de werkbon en op de pdf, en de werkbon komt in de historie van het object.

Periodiek onderhoud

1. Klik op de pagina van het object in het blok Onderhoud op Afspraak.
2. Kies Hoe vaak (bijvoorbeeld elk jaar), eventueel In de maand (bijvoorbeeld oktober voor onderhoud in het najaar) en een Werkbonsjabloon. Kies je een maand, dan vult Qontivo Volgende keer in met de eerstvolgende keer in die maand; je kunt hem aanpassen. Zonder maand vul je hem zelf in.
3. In het blok Model en onderhoud zie je wat er bij een onderhoudsbeurt op de werkbon komt. Dat komt van het model van het object (Objecten → Modellen): een regel Onderhoudsbeurt met de vaste prijs, de vaste onderdelen op € 0 en de checklist. Een object zonder model krijgt alleen het werkbonsjabloon.
4. Met Werkbon maken komt er een werkbon Onderhoud met het sjabloon, het object, en van het model de onderhoudsbeurt, de onderdelen en de checklist. Valt het onderhoud onder een abonnement van de klant, kies dan bij de afspraak een sjabloon met Onderhoud onder abonnement: de beurt staat dan op € 0. Pas als die werkbon Afgerond is, schuift de afspraak door naar de volgende keer; wordt de werkbon daarna toch heropend of geannuleerd, dan schuift hij terug. Staat er al een open werkbon voor de afspraak, dan maakt Werkbon maken geen tweede: je ziet een melding met een link naar de open werkbon.
5. Met Bewerken pas je een afspraak aan: hoe vaak, de maand, de volgende keer, het sjabloon en de notities. Zet je Actief uit, dan blijft de afspraak bewaard maar komt hij niet in de onderhoudsplanning.

Meer objecten op één werkbon

• Een werkbon over meer objecten toont de artikelen en de checklist per object, onder de naam van het object.
• Maak je de werkbon vanaf de relatie (Werkbon maken), dan vink je na de keuze van het sjabloon meteen de objecten aan. Hun onderhoud komt dan direct op de werkbon.
• Vink je later een object aan in het blok Objecten, dan vraagt Qontivo per object of het onderhoud erbij moet; pas na Onderhoud toevoegen komt het erop. Vink je er meer tegelijk aan, dan blijft elke vraag staan tot je hem beantwoordt (Onderhoud toevoegen of Nee).
• Staat het onderhoud van een aangevinkt object er (nog) niet op, dan staat bij dat object in het blok Objecten de knop Onderhoud toevoegen.
• Vink je een object uit, dan gaan de regels en punten van dat object die nog niet gebruikt zijn weg. Een regel die al van de voorraad is gegaan en een afgevinkt punt blijven staan.

Goed om te weten

• Vraag je de assistent om een werkbon voor een klant met objecten, dan vraagt hij om welk object het gaat en wat er aan de hand is, en koppelt hij het object aan de werkbon.
• Een object onder garantie heeft het label Onder garantie.
• Is een object niet meer in gebruik, zet dan In gebruik uit bij Bewerken. Het blijft bewaard met zijn historie, maar je kunt het niet meer kiezen op een nieuwe werkbon.
• Een object met werkbonnen kun je niet verwijderen.
• Wis je een relatie volgens de AVG, dan gaan haar objecten en hun foto's mee.