Signalen

Qontivo let op een paar dingen en stuurt dan een signaal in het meldingencentrum. Een signaal is altijd een voorstel: de melding brengt je naar de offerte, het object of de werkbon, en daar staat bovenaan wat Qontivo voorstelt. Er gebeurt niets vanzelf.

Een Beheerder zet de signalen aan en uit bij Instellingen → Signalen (onder Bedrijf). Daar stel je ook de grenzen in: Na dagen bij Offertes nahaken en Meer dan (procent) bij Nacalculatie. Klik daarna op Opslaan.

Voorspellend onderhoud

Een object zonder onderhoudsafspraak is waarschijnlijk aan een beurt toe. Qontivo kijkt daarvoor naar:

• de laatste afgeronde werkbon van het object, of anders de installatiedatum;
• hoe vaak objecten van hetzelfde model een beurt kregen (zijn er minstens drie keer gegevens, dan telt het midden daarvan, anders elke twaalf maanden);
• de leeftijd: een object ouder dan vijf jaar krijgt een kwart eerder een beurt.

De Beheerders krijgen een maand van tevoren een signaal, één keer per beurt. Staat er al een open werkbon voor het object, dan komt er geen signaal.

Offertes nahaken

Een verstuurde offerte waarop na een aantal dagen (standaard 7) nog geen akkoord of afwijzing kwam, krijgt een signaal voor wie hem maakte. Op de offerte staat dan Opvolgmail bekijken: een mail met een korte herinnering, klaar om te versturen of aan te passen.

Nacalculatie

Wordt een werkbon afgerond met meer geboekte uren dan verwacht (standaard meer dan 25% erboven), dan krijgen de Beheerders een signaal met de vraag of het verschil gefactureerd moet worden. De verwachte duur is die van de werkbon, uit het sjabloon, het model of wat je zelf invulde.