Nummering

Op deze pagina

Elke offerte, order, werkbon, factuur, calculatie, project, aanvraag, ticket, inkooporder en reservering krijgt een nummer. Hier stel je in hoe dat nummer eruitziet.

Waar vind je het

Bij Instellingen, onder Bedrijf, bij Nummering. Alleen een Beheerder ziet deze pagina. Je ziet een kaart per soort document, alleen van de modules die aan staan.

Zo werkt het

Per soort stel je in:

  • Voorvoegsel: de letters vooraan, zoals OF voor offertes. Leeg mag ook.
  • Jaar in het nummer: of het jaar erin staat, zoals OF-2026-0001.
  • Minimaal aantal cijfers: 01, 001, 0001 en zo verder. Een hoger nummer krijgt gewoon meer cijfers.
  • Elk jaar opnieuw bij 1 beginnen: of de reeks op 1 januari weer bij 1 begint.
  • Volgende nummer: waar de reeks verdergaat.

Onder de velden staat Het volgende nummer wordt …, en dat verandert mee terwijl je typt. Klik in de kaart op Opslaan.

Stel je niets in, dan blijft alles zoals het was: OF-2026-0001, WB-2026-0001 en zo verder. Nummers zijn altijd uniek, ook als twee mensen tegelijk iets maken. Bestaat een nummer al (bijvoorbeeld een oud nummer uit een import), dan slaat Qontivo het over.

Werkbonnen per soort werk

Vink Eigen voorvoegsel per soort werk aan en vul per soort een voorvoegsel in, bijvoorbeeld OH voor de soort Onderhoud. Een soort met een eigen voorvoegsel krijgt een eigen reeks (OH-2026-0001); een soort zonder blijft in de gewone reeks.

Facturen

Facturen en creditfacturen lopen door in één reeks zonder gaten. Daarom:

  • kan het volgende nummer alleen hoger worden dan het hoogste dat er al is;
  • kun je het formaat alleen wijzigen zolang er dit jaar nog geen definitieve factuur is. Is die er wel, dan geldt het nieuwe formaat vanaf 1 januari volgend jaar. Dat staat er dan ook bij.

Na een import

Heb je documenten geïmporteerd met hun oude nummers, en passen die in het formaat van Qontivo, dan vraagt het importverslag of de nummering verder moet gaan na het hoogste geïmporteerde nummer. Passen ze niet, dan zegt het importverslag wat je hier kunt aanpassen, bijvoorbeeld het voorvoegsel of het aantal cijfers.

Lees ook